將AI討論整理成營運手冊的方法｜交接旅宿網站判斷的記錄技巧

與AI討論文章方向、發布步驟、備份、內部連結或預訂系統後，若重要判斷只留在對話中，下次作業就必須重複同樣說明。

另一方面，即使將全部對話原樣保存，也不容易找到結論，還可能混入途中否決的方案、舊前提與秘密資訊。

需要的不是完整對話，而是讓下一位負責人能安全判斷、接續工作的記錄。本文說明如何將AI討論整理為「決定事項」「持續規則」「作業記錄」「未決事項」。

結論：留下決定與根據，而不是對話

討論後應留下的基本項目如下。

目的：為什麼做這項工作
決定：採用什麼、不採用什麼
根據：確認什麼後做出判斷
變更：變更了哪些原稿、文章或設定
確認：檢查了什麼、結果如何
未決：還不清楚的事項、下次要判斷的事項
下一項工作：誰在什麼條件下做什麼

請AI整理摘要後，由旅宿主人閱讀，只保存正確記錄。

將記錄位置分成四種

將所有內容寫入AGENTS.md或CLAUDE.md，會讓每日作業記錄拉長檔案，掩蓋重要規則。應依資訊有效期間與用途區分。

記錄位置	保留內容	更新時機
營運方針、企畫書	網站目的、讀者、分類、文章發展方針	方針變更時
`AGENTS.md`、`CLAUDE.md`	每次遵守的安全規則、正本、發布與確認步驟	持續規則增加或減少時
作業記錄、案例筆記	本次狀況、判斷、變更、失敗與學習	每次作業
任務、未決事項	下一項工作、負責人、期限與停止條件	進度變更時

營運方針、企畫書應保留的內容

這類資訊決定整個網站的方向。

網站為誰服務
優先提供什麼資訊
製作哪些種類的文章
分類與內部連結的概念
照片與第一手資訊的處理方式
已公開文章與下一批候選
增加文章的判斷標準

例如，「不要一開始就大量製作50篇文章，而是先做核心文章，再觀察搜尋需求與旅宿主人的問題，增加延伸文章」這項決定，應留在內容計畫，而非個別作業筆記。

AGENTS.md、CLAUDE.md應保留的內容

記錄每次作業都應重複遵守的規則。

原稿與圖片的正本在哪裡
如何區分調查、草稿與正式發布
變更前的備份成功條件
發布、刪除、復原與權限變更的核准者
不顯示秘密資訊或顧客資訊
文章作者、分類與description
發布後要確認的URL與顯示寬度
失敗時的停止條件

不寫本次專用URL、文章ID、作業時間或未完成任務。分開持續規則與暫時資訊，才能維持指示文件易讀。

Codex使用的正式檔名，是複數形式的AGENTS.md。Claude Code專用指示放在CLAUDE.md，並考慮避免重複管理共同規則的結構。導入方法，請參考AI網站管理的安全規則。

作業記錄、案例筆記應保留的內容

以事後能還原脈絡的形式，留下作業中發生的事實與判斷。

狀況

寫下問題是什麼、何時發現，以及預期狀態。

判斷

從多個提案中選擇了什麼，也簡要留下未採用方案與原因。

執行

列出變更的原稿、文章、圖片、內部連結與設定。公開記錄應排除秘密連線資訊，或可被用於攻擊的內部實作。

確認

寫下實際確認的項目與結果，例如HTTP回應、文章屬性、PC與手機顯示、排除於最新文章之外，以及伺服器稼動狀態。

學習

為避免相同失敗，寫下下次要變更哪些規則、腳本或確認清單。

未決事項不要只停在「不知道」

未確認事項應附上下一次確認的方法。

未決事項	確認對象	下一步	確認前的處理
招牌貓是否到客房	旅宿主人、現場負責人	確認目前運作方式	不在文章斷言
預訂系統額外費用	服務商、合約管理畫面	取得報價	比較表標為未確認
圖片刊登許可	攝影者、旅宿	以書面確認使用範圍	不公開
備份能否復原	維護負責人	在驗證環境測試	停止高風險變更

除了「未確認」狀態，也應記錄接下來由誰確認什麼。

不原樣保存對話的原因

混入已否決方案

討論過程會比較多個選項。只留下完整對話，不容易看出最後採用了什麼。

留下舊前提

對話途中可能訂正服務名稱、URL、件數或方針。最後記錄應以訂正後內容為正本。

可能含有秘密資訊

處理錯誤畫面、日誌或合約資料的對話，可能混入禁止公開或共享的資訊。記錄前先排除。

太長，不易閱讀

下一位負責人需要的不是全部發言，而是目前狀態、決定原因與剩餘工作。

可直接使用的交接提示詞

請將目前的討論與作業，整理成交接文件，讓其他負責人或下次的AI能安全繼續。

請使用以下標題。
1. 目的
2. 目前狀態
3. 已確認的事實與根據
4. 決定事項與決定原因
5. 未採用方案與原因
6. 已變更的原稿、文章、圖片與設定
7. 已執行的檢查與結果
8. 未決事項與確認方法
9. 下一項工作
10. 下一項工作禁止變更的內容

不要依時間順序轉載對話，只整理目前有效的資訊。
不要將推測當成事實，請分開未確認事項。
不要記錄密碼、API金鑰、私密金鑰、顧客、預訂、付款資訊或非公開連線資訊。
本次只製作文件提案，不要覆寫既有檔案。

納入持續規則的判斷標準

不必將每件只發生一次的事情，都加入營運規則。符合以下任一條件時，才列為候選。

相同錯誤可能再次發生
涉及公開、刪除、復原或個人資料等，影響較大
每次都需要確認網站專用正本或分類
AI無法只憑一般知識判斷
需要明確界定由人核准的範圍

新增規則時，應寫下行動與完成條件，而非「小心」等模糊句子。

變更前先備份。

相較之下，以下規則更容易確認。

正式環境變更前取得備份，確認結束狀態、校驗碼，以及必要檔案與資料庫是否收錄。失敗時，不進行高風險變更。

實例1：留下正式檔名的訂正

若將Codex指示檔案誤用為單數形式的AGENT.md，不要只修改說明文章的一句話就結束。

確認正式名稱的第一手資訊
將專案正本統一為AGENTS.md
全文搜尋舊名稱的參照
修正配布頁面與說明文章
確認沒有留下兩份正本
在案例筆記留下狀況、判斷與確認結果

「正式名稱一律以官方資料確認」這項避免重複失敗的規則，可加入持續規則。

實例2：留下備份失敗時的判斷

備份中偵測到稼動中檔案變更時，不要記錄為「已備份」。

結果：新備份尚未完成
確認：沒有不完整檔案。最近一次已驗證備份，已確認完整性
判斷：不執行資料刪除、移轉或更新
允許範圍：可取消公開的新增文章與內部連結
剩餘工作：調查備份失敗原因

不要模糊成功與失敗，應記錄為什麼限定作業範圍。

實例3：將使用者的不安反映於規格

即使技術上沒有問題，使用者也可能感到不安。例如，有人認為比起以ZIP配布範本，先在瀏覽器閱讀Markdown檔案，再決定保存的方式更安心。

這項判斷可依以下方式記錄。

狀況：有使用者對ZIP配布感到不安
決定：改用Markdown檔案的直接連結
原因：保存前能確認內容
確認：Content-Type、連結，以及是否殘留舊ZIP說明
持續方針：面向初學者的配布內容，優先讓讀者先閱讀內文

即使只是使用者簡短的指正，只要保留判斷原因，也能運用於下次設計。

更新記錄時的注意事項

維持一份正本

將相同方針複製到多個檔案，可能只更新其中一份。請決定正本，讓其他文件連到它。

不只新增，也修正舊說明

只將新結論追加到末尾，可能與舊指示矛盾。訂正時，應搜尋舊表達與參照來源。

不只靠日期判斷新舊

即使更新日很新，根據也可能很舊。請一起記錄確認了什麼，以及確認日。

區分公開與內部用途

公開文章應說明判斷原則與可重現的確認項目，不放入內部路徑、使用者名稱、秘密執行路徑或顧客資訊。

保存記錄前的確認

[ ] 只有目前有效的結論
[ ] 有決定原因與根據
[ ] 未採用方案沒有混入結論
[ ] 未決事項有確認對象與下一步
[ ] 能看出已變更與未變更的內容
[ ] 正確記錄檢查結果與失敗
[ ] 已排除秘密資訊、個人資料與內部連線資訊
[ ] 保存位置符合資訊有效期間與用途
[ ] 相同內容沒有多份正本
[ ] 下一位負責人知道先做什麼

請AI自行檢查記錄

請在保存前，檢查已製作的交接文件。

請確認以下項目。
- 寫的是最終決定，而非討論中途的提案
- 已區分事實、判斷、推測與未確認事項
- 變更對象、檢查結果、失敗與剩餘工作明確
- 下一位負責人能安全開始或停止
- 沒有混合AGENTS.md等持續規則與暫時作業記錄
- 沒有密碼、金鑰、API金鑰、個人、預訂、付款資訊或非公開連線資訊
- 不與既有正本矛盾或重複

請將問題分為「保存前修正」「需要人判斷」「沒有問題」後報告。
本次只檢查，不要變更檔案。

即使是保存前檢查，也應優先從一開始就不將秘密資訊納入記錄，而非交給AI尋找。